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湖南省精准扶贫档案管理实施办法

【 作者:       发布时间:2018-03-14          来源:湘西州档案局 】

湖南省精准扶贫档案管理实施办法

 

第一条 为加强精准扶贫档案管理工作,确保精准扶贫档案真实、完整、系统和安全,根据《中华人民共和国档案法》、《湖南省档案管理条例》,以及国家档案局、国务院扶贫开发领导小组办公室《关于做好精准扶贫档案工作的意见》、《精准扶贫档案管理办法》等有关文件精神,结合我省实际,制定本办法。

第二条 本办法适用于湖南省各级档案行政管理部门、扶贫部门及有扶贫任务的部门、乡(镇)、行政村精准扶贫档案管理工作。

第三条 本办法所称精准扶贫档案是指在精准扶贫工作中形成的,对国家、社会具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式和载体的历史记录。

第四条 县级及以上扶贫工作部门负责对本行政区精准扶贫档案工作的领导,同级档案行政管理部门履行监督指导职责,指导、帮助建立健全精准扶贫档案工作的规章制度。

第五条 各级扶贫部门、乡(镇)负责精准扶贫档案工作的组织实施,将其与精准扶贫工作同步部署、同步实施、同步检查、同步验收。

第六条 各级人民政府应统筹解决精准扶贫档案工作所需经费,确保精准扶贫档案工作有效开展。

第七条 各级扶贫部门、乡(镇)、行政村应将记录和反映本地区、本单位精准扶贫工作的各种门类和载体的应归档文件材料收集齐全,任何单位和个人不得据为己有或擅自销毁。

第八条 县级扶贫部门和乡(镇)形成的精准扶贫档案应分别作为县级扶贫部门和乡(镇)全宗的组成部分,由该单位集中管理。村级精准扶贫档案可由行政村自行管理,也可由乡(镇)代为管理。

第九条 各级扶贫部门、乡(镇)应根据实际工作需要,设立符合档案安全保管要求的档案库房,配备必要的设施设备,建立信息安全保密防护体系,确保精准扶贫档案实体安全和信息安全。       

第十条 各级扶贫部门、乡(镇)应配备相应的档案管理人员,档案管理人员应经过档案专业知识培训,离职前应办理档案工作交接手续。

第十一条 县级、乡(镇)精准扶贫档案分为综合类、精准识别类、精准施策类、精准脱贫类等四类,照片、光盘、声像等特殊载体实行集中统一保管。各行政村应建立贫困户档案,一户一档。精准扶贫档案保管期限分为永久和定期,定期分为30年和10年。具体按照《湖南省精准扶贫文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。

第十二条 归档的精准扶贫文件材料应字迹工整、数据准确、图样清晰、签章手续完备,印制书写材料、纸张和装订材料等符合档案长期保存要求,声像文件材料应配有相应的文字说明。

为保证精准扶贫档案的齐全性、完整性,便于查阅利用,重要的文件资料,不同立档单位可重复归档,当原件只有1份时,原件由上级单位归档,下级单位可以用复印件归档,标注为复印件,并注明原件存放处。

第十三条 精准扶贫档案应分门别类按照有关标准规范进行整理。

文书档案(综合类、精准识别类、精准脱贫类、精准施策类中未涉及具体扶贫项目的档案)按照《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)进行整理。

扶贫项目档案(精准施策类中涉及具体扶贫项目的档案)按照《科学技术档案案卷构成一般要求》(GB/T 11822-2008)进行整理。

贫困户档案(一户一档)以户为单位,实行动态管理,按照《文书档案案卷格式》(GB/T 9705-2008)进行整理。贫困户脱贫摘帽前,可暂不装订,可用不锈钢夹临时固定,确保文件材料的系统性。

扶贫资金档案按《会计档案管理办法》进行整理。

照片档案按《数码照片归档与管理规范(DA/T 50-2014)》进行整理。

电子档案按《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)和《数字档案室建设指南》进行整理。

第十四条 各级脱贫验收评估组在对贫困县、贫困村、贫困户进行脱贫验收时,应同时对其形成的精准扶贫档案进行验收,同级档案行政管理部门应作为验收组成员单位参与验收。

第十五条 县级扶贫部门、乡(镇)应按照《湖南省档案管理条例》有关要求向同级综合档案馆移交精准扶贫档案。

第十六条 县级扶贫部门、档案行政管理部门应开展精准扶贫档案开发利用工作,依法依规为社会各界提供服务。

第十七条 县级扶贫部门、档案行政管理部门应积极推进精准扶贫档案信息化建设,加强精准扶贫电子文件归档和电子档案管理。

第十八条 在精准扶贫档案管理中做出显著成绩的单位和个人,经县级及以上人民政府同意,扶贫工作部门可按有关规定给予表彰、奖励。

第十九条 对违反档案管理规定,造成精准扶贫档案失真、损毁、泄密、丢失的,依照《中华人民共和国档案法》、《湖南省档案管理条例》、《档案管理违法违纪行为处分规定》等有关规定查处。

第二十条 本办法由湖南省档案局、湖南省扶贫开发办公室负责解释。

第二十一条 本办法自发布之日起施行。


附件1

 

湖南省精准扶贫文件材料归档范围和

档案保管期限表

 

县级

类别

归档范围

保管

期限

综合管理类

1.本级党委、政府和扶贫开发领导小组对扶贫开发作出决策部署、召开扶贫开发重要会议形成的决定、意见、方案、会议记录、纪要、讲话以及相关领导关于扶贫开发的重要指示、批示等文件材料

永久

2.本级制定的精准扶贫政策或制度性文件

永久

3.上级下发的有关精准扶贫工作的政策或制度性文件以及有关规划

30

4.上级下发的需要贯彻执行的一般性文件

10

5.本县制定或涉及本县的扶贫开发中长期规划、专项规划、五年滚动脱贫规划、年度减贫计划、财政扶贫资金分配使用计划等文件材料

永久

6.扶贫开发成效考核评估、脱贫攻坚表彰奖励、重大涉贫事件处置反馈、资金项目监督管理以及督察巡查等形成的重要文件材料

30

7.扶贫开发机构成立与调整、队伍建设以及落实脱贫攻坚责任制形成的重要文件材料

永久

8.在精准扶贫工作中形成的一般性、过程性文件材料以及宣传、培训、调研、交流等文件材料

10

精准识别类

1.贫困村、贫困户识别工作方案文件

永久

2.县级对各乡镇贫困村、贫困户批复文件

永久

3.历次回头看清退人员审核批复文件

永久

精准施策类

1.贫困户特色产业扶持、培训转移就业、教育、文化、生态保护、医疗卫生、社会保障等方面扶贫形成的重要文件材料

30

2.制定的结对帮扶方案、落实结对帮扶单位、帮扶计划以及公示公告等文件材料。涉及两个以上(含两个)乡镇或按规定需县级保存的易地搬迁、道路建设、水利建设、饮水工程等贫困地区基础设施建设形成的重要文件材料,包括项目申请表、可研报告、预算表、资金申拨及批复文件、招投标文件、项目实施廉政责任书、合同、决算材料、报账请款单、项目审计书、验收文件、项目移交文件等

30

3.企业、社会组织、个人等社会扶贫形成的重要文件材料

30

4.财政投入、金融扶持、政策支持、驻村帮扶等形成的重要文件材料

30

精准脱贫类

1.贫困县、村、户贫困退出机制、方案、规划等相关标准程序文件材料

永久

2.贫困县退出申请、市初审、省检查(核查)公示、省批准公告、国务院扶贫办评估检查等形成的文件材料

永久

3.预脱贫村退出过程中县级审核公示、市审批、省备案并公告形成的文件材料

30

4.贫困村退出过程中村申请、乡镇监测、县审核审批、书记县长签字、市州检查、县批准公告形成的文件材料

30

5.贫困户退出过程中县批准公告、县抽查复核、市州评估检查等形成的文件材料

 

特殊载体类

1.召开会议,上级监督、检查、验收,项目实施和宣传等精准扶贫工作中形成的照片和声像材料

30

2.建档立卡信息系统数据库文件材料、元数据及形成的分析报告

乡(镇)级

类别

归档范围

保管

期限

 

综合管理类

1.本级党委、政府和扶贫开发领导小组关于扶贫开发形成的方案、规划、领导讲话、会议记录、会议纪要等文件材料

永久

2.扶贫开发成效考核评估、脱贫攻坚表彰奖励、重大涉贫事件处置反馈、资金项目监督管理以及督察巡查等形成的重要文件材料

30

3.扶贫开发机构成立与调整、队伍建设以及落实脱贫攻坚责任制形成的重要文件材料

30

4.在精准扶贫工作中形成的一般性、过程性文件材料以及宣传、培训、调研、交流等文件材料

10

精准识别类

1.贫困村、贫困户识别工作方案文件

永久

2.乡镇审核贫困村、贫困户初选名单形成的文件材料

永久

3.历次回头看清退人员初审形成的文件材料

30

精准施策类

1.贫困户特色产业扶持、培训转移就业、教育、文化、生态保护、医疗卫生、社会保障等方面扶贫形成的重要文件材料

30

2.贫困村驻村帮扶贫困户结对帮扶方案、帮扶计划,明确结对帮扶关系和帮扶责任人形成的文件材料。农村危旧房改造、人居环境整治、易地搬迁、道路建设、水利建设、饮水工程等贫困地区基础设施建设形成的重要文件材料,包括项目申请表、可研报告、预算表、资金申拨及批复文件、招投标文件、项目实施廉政责任书、合同、决算材料、报账请款单、项目审计书、验收文件、项目移交文件等

30

3.企业、社会组织、个人等社会扶贫形成的重要文件材料

30

4.财政投入、金融扶持、政策支持、驻村帮扶等形成的重要文件材料

30

精准脱贫类

1.贫困村、户贫困退出机制、方案、规划等相关标准程序文件材料

永久

2.预脱贫村选定、扶持、调查、公示等形成的文件材料

30

3.预脱贫户选定、扶持、乡(镇)核查公示等形成的文件材料

30

特殊载体类

1.召开会议,上级监督、检查、验收,项目实施和宣传等精准扶贫工作中形成的照片和声像材料

30

村级

类别

归档范围

保管

期限

综合文件

1.本村形成的精准扶贫规划、方案、责任状、报告、总结、统计以及村评议小组成立、调整文件等

永久

2.贫困村建档立卡过程中形成的贫困村贫困状况调查登记文件材料,制定的贫困村结对帮扶方案、落实结对帮扶单位、帮扶计划以及公示公告文件材料

永久

3.贫困户规模分解文件材料

永久

4.贫困户建档立卡过程中形成的村评议记录、贫困户名单及三次公示以及建档立卡回头看等文件材料

30

5.贫困户、贫困人口分类统计表、贫困户脱贫计划表、贫困户结对帮扶方案、宣传手册

30

6.预脱贫村退出过程中形成的扶持、调查、公示等文件材料

永久

7.预脱贫户退出过程中形成的村评议记录、贫困户退出名单及三次公示等文件材料

永久

 


附件2

 

贫困户一户一档文件材料

归档范围和保管期限表

 

归档内容

保管

期限

1. 贫困户申请书

永久

2. 贫困户审批表(附身份证明材料以及因病、因学、因灾等致贫证明材料)

3. 入户调查表

4. 结对帮扶及走访台账

5. 贫困户脱贫计划及落实情况表

6. 贫困户信息采集表

7. 家庭成员自然变更调查表

8. 贫困户特色产业扶持、教育、医疗、社会保障及培训转移就业、易地搬迁、危旧房改造等帮扶措施过程中形成的抵押担保、还款承诺书、扣款委托授权书等文件材料

9. 贫困户与村、乡(镇)和各类组织、金融部门等签订的合同、协议等文件材料

10. 贫困户退出摸底调查表

11. 贫困户脱贫验收表

12. 贫困户脱贫复核材料

13. 其他文件材料

注:本表列出针对每一户贫困户开展精准扶贫工作过程中形成的文件材料参考归档范围,各乡镇根据精准扶贫工作实际产生的文件材料制定本乡镇归档范围。

   
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