今天是:

关于做好信息工作的几点体会

【 作者: 吴辉       发布时间:2013-05-22          来源: 】

  5月上旬,按照局领导安排,我到州委办信息科跟班学习半个月,感觉获益良多。

  

  一、要做好信息工作,首先要弄清楚信息是什么

  简而言之,信息就是人们需要了解或需要人们了解的情况。我们以往总是将信息理解为新闻报道,这是片面的。跟班学习后,我认识到信息起码包含了三个方面的内容:一是紧急信息,即对紧急情况的反映。报送紧急信息特别强调信息的时效性,做到随发随报。如果档案部门有了紧急信息,那就是发生了不得了的大事。今年来,我局未出现需要紧急报送的信息。今后若有,我们要及时向有关部门报送。二是工作动态类信息,即工作变化情况的汇总。包括我们开展的各项工作、对上级部署的落实情况、出现的问题。负面的但又必须让领导了解的情况,经过审核把关后,也可以作为工作动态类信息上报。三是我们经常写的新闻报道类信息。这类信息主要是反映我们工作生活中的正面形象,包括好的经验、做法以及产生了较大经济效益、社会效益、引起较大社会反响的活动。

  

  二、 要做好信息工作,必须要搞明白信息给谁看

  信息写出来,是要给人看的。结合我局实际,信息主要是写给四类对象看。一是给局领导看,为局领导掌握情况、科学决策提供依据。五月初,我们在王主任的主持下尝试着编撰了一期《湘西档案工作动态》,并分送局领导阅示。但由于我们水平、经验所限,刊物的质量还不是很高,刊登的信息也基本上是局领导已经掌握的情况,为领导参谋助手的作用未能充分体现。以后一定要对信息进行筛选、加工,尽量采集、编写更多领导尚未了解或不完全了解的信息,还可以从互联网、报刊上摘抄一些其他地市的先进经验和做法,供领导参考。二是给上级部门看,就是给省局、给州委州政府看,让上级部门了解我们在做什么、怎么做、有哪些亮点特色,能否进行推广,哪些问题需要支持、协调解决。三是给下级单位看。州局在业务上对8县市局进行指导,要让他们通过相关信息了解州局的工作重点在哪里,帮助其明确工作方向。同时列出工作推进中出现的问题,让他们汲取教训,避免重蹈覆辙。四是给社会各界看,这主要是指新闻报道类信息。档案部门要发出自己的声音,要通过新闻信息,让社会各界了解档案工作、认识档案工作者,把自己宣传推介出去。

  

  三、要做好信息工作,一定要学会怎么写信息

  信息的类型不同,看信息的人不同,也就决定了信息的写法不同,所以信息工作者要灵活多变。一是要根据信息的类型来动笔。紧急信息、工作动态类信息要求反映事情的真实情况,写起来要注意平铺直叙,把问题讲清楚、把事情说明白、让人能看懂即可。篇幅不要太长,一两百字、甚至一两句话都行。前段时间我们向省局报送了一条信息,内容就是一句话“湘西档案局将州医疗生育保险管理服务局1999年—2010年形成的专门档案全部接收进馆”。如果省局感兴趣,打电话过来询问详细情况,我们再进行续报,以免耗费不必要的精力和时间。而新闻类信息的目的是引起社会的关注、吸引大众的目光、激起人们的共鸣,写法又有所不同,要写出“花”来。只要能够提高文章的艺术性,增强文章的感染力,拟人、比喻、夸张等修辞手法都可以适当用一些。二是要根据看信息的人的不同,找准信息的“兴奋点”。一条信息有没有价值,主要是由看信息的人来判定的,这就要求写信息的人必须把准看信息的人的“脉搏”,因人而异地写出不同信息。比如给局领导看的信息可以秉承“喜忧兼报”的原则,甚至以“忧”为主,多反映一些工作中存在的问题,让局领导心中有数,及早部署应对。给省局、州委、州政府报送的信息就可以多谈一些成绩、多讲一些亮点、多汇报一些需要支持解决的问题。给省局报我们就多写一些“档案工作如何为繁荣社会主义文化服务”“湘西州档案部门如何贯彻落实10号令”等业务方面的信息。给州委、州政府报送就多谈一下档案部门如何围绕扶贫攻坚的中心工作,为“五个建设”“四个湘西” “两个率先”服务。三是要学会“缩小”和“扩充”,写出高质量的信息。信息不是简单地将基础资料罗列堆砌起来,要学会加工。首先要善于归纳提炼,精简篇幅。简单来说,就是要学会“缩”信息,从基础材料、原始信息中找到最有价值的部分进行加工,形成“精品”。例如上个月泸溪县档案局报送了一条“秀山县档案局来泸溪考察学习”的信息,最后一句提到了“两地档案部门就异地档案备份保存”达成了初步意向。一开始我们没有意识这是该信息的主要价值,后来在局领导的提醒下,我们豁然开朗,马上向泸溪县局询问了详细情况,并对信息进行了再加工。然后要学会由浅入深、由点及面地组织信息。要学会扩充,从个案、表面现象中挖掘更深、更广的东西。例如上个星期凤凰县报送了“凤凰县档案新馆建设存在阻工、征地难的现象”,我们就可以根据个案进行思考:其他县市在建的档案馆是否也存在和凤凰县同样的问题,各县市分别采取了哪些措施解决问题,已建成投入的档案新馆运行情况如何,是否需要上级部门协调。如果我们能自己主动去了解这些情况,在此基础写出一篇“湘西州档案新馆建设情况和存在的问题”,那就说明我们真的动了脑筋,下了功夫。

  

  半个月的学习时间过得很快,在这段学习过程中,我深刻的感受到:自己的能力水平太为有限、学习时间太短、要学的东西太多。学习结束后我将回到自己原来的岗位上学以致用,力争为档案工作做出更多贡献。              

   
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