今天是:

档案事业“三字经”

【 作者: 覃兆刿       发布时间:2013-04-08          来源: 】

人留名,雁遗声[1] 档案功, 在存真[2] 

 

强记忆,治太平; 赖于斯, 文化存[3] 

 

凭证据,守诚信; 双元情[4],两面神[5]

 

利害萌,书契生; 吾先民, 靠结绳。 

 

卜甲骨,镂钟鼓; 存绢帛, 典竹木[6] 

 

执其中,喻其正[7] 简册厚, 簿书沉[8]

 

掌祖庙,登天府; 藏正本, 用贰副[9] 

 

砌石室,镏金椟[10];置禁中,设秘府[11]

 

辑春秋,纂尚书; 孔仲尼,信而述[12]

 

重户籍,好舆图[13];焚诗书,坑士儒[14]

 

麒麟丰,天禄富; 石渠藏,东观贮[15]

 

太史公,遗史赋; 兰台令,有班固[16]

 

唐六典,汇制度[17];倡贴黄,慎押署[18]

 

有中书,管记注[19];科举兴,甲历出[20]

 

建史馆,定移入[21];刘子玄,另立书[22]

 

重保密,继孔目[23];千字文,架阁库[24]

 

金耀门[25],藏文书;严交接,定移除[26]

 

照文卷, 刷案牍; 磨官绩,勘记录[27]

 

黄册库,鱼鳞图; 经纬补,在禁湖[28]

 

半印勘,验合符[29] 诸司阁,广基础[30]

 

皇史宬,意仿古[31] 神谕阁,帝王谱[32]

 

斯坦因,窃高窟; 王道士,后人诛[33]

 

八千袋,坎坷路; 论其功,有式如[34]

 

三百载,近学府; 比次业,蔡陈吴[35] 

 

宫墙内,文献部; 沈兼士,重学术[36] 

 

文献力,靠爬梳[37] 连锁法,关政务[38]

 

越西洋,考夷俗; 重来源,汇掌故[39] 

 

明处置,严发读[40] 中央库,雪中椟[41]

 

惟曾三,最辛苦; 战火里,建国初。

 

国家局,是直属; 体制一,馆为主[42]

 

文革中,忌旧物; 假作真,档堪涂。 

 

冬日暖,在戊午[43] 阅档风,冤假除。 

 

于丁卯,档法布[44] 二十载,渐成熟。 

 

企事业,档来助[45] 升级忙,强内务。 

 

收管用[46],加保护; 比规范,赛技术。

 

三合一,双轨路[47] 开视野,国门出[48]

 

新馆立,面貌殊; 讲功能,议前途[49] 

 

局馆网,数据库; 优资源,拓用户[50]

 

掘信息,立项目[51] 重文化,强服务[52]

 

吴老心,系高徒[53] 三江水,静园树[54]

 

淡名利,看付出; 档案人,缘与福[55] 

 

学理论,懂技术; 逢盛世,君莫负。 

 

注释:

[1]档案方式是人类精神需要、自我实现和协调社会关系的工具理性和规范诉求。

 

[2]档案管理的意义在于对凭证信息的有意识控制。它通过结构和关联来记录事物。档案的“真”不能简单地理解为内容的“事实性”,而是文献记录的客观存在和与社会实践的同构与对应。故档案“真”可以理解为记录联系的“真”、关系思维的“真”和系统本质的“真”。这样我们就好解释为什么内容记录失实的档案却仍然具有非数据意义上的价值了。

 

[3]档案是人类信息的延伸,档案是人类文化的元本。

 

[4]“双元情”指档案工作离不开对社会的两个关怀向度:一是作为社会管理工具,一是作为社会信息资源(即本文作者所主张的“档案双元价值观”)。

 

[5]“两面神”指古代罗马神雅鲁斯(JANUS),又称“护门神”。它是时间之神,有两个面孔,一面面向过去,一面向未来。国际档案理事会会徽图案即来源于此。

 

[6]“甲骨”、“钟鼓”、“绢帛”、“竹木”,均指古代记录材料,反映了档案载体的时代演进。

 

[7]中,正,恰好揭示出档案工具的客观性。

 

[8]“中”、 “简册”、 “簿书”及下文中的“文卷”、“案牍”、“文牍”均为中国古代档案的称呼。我国古代文档还有“简书”、“典册”、“宝书”、“文簿”、“案卷”、“当子”、“档子”、“档册”和“档案”等多种称呼。

 

[9]“贰”“副”是相对于文书正本的副本。

 

[10]西周时档案不但登入于天府,还要纳于“金滕之匮”。 “石室金匮”这一保管档案的传统发端于此。

 

[11]在我国古代,档案工作为帝王统治之工具,安全为最需防范之事,故形成长期封闭的特色。除“禁中”、“秘府”外,还有“禁室”、“秘书”、“秘籍”、“秘阁”、“禁地”、“禁湖”等多种表明档案乃机要的称呼。

 

[12]孔子(字仲尼)以垂世立教为其鹄,在编纂《春秋》、《尚书》等文献时,坚持“述而不作,信而好古”的原则,即尽量保留原来文辞,不妄行删改。这为后人留下了值得信赖的远古记录。

 

[13]秦始皇重视以石刻记录开疆拓土的功业,并注重保存便于控制版图和社会秩序的地图、户籍。

 

[14]“诗”“书”分别指《诗经》、《尚书》,“士儒”分别指“方士”(炼丹之人)和“儒生”(读书人)。

 

[15]“麒麟”、“天禄”、“石渠”、“东观”、“兰台”,即汉代文献收藏机构——麒麟阁、天禄阁、石渠阁、东观和兰台,其中收贮大量档案文献。

 

[16]太史公即司马迁。东汉明帝时班固任兰台令史,班固修有《汉书》。

 

[17]“唐六典”即《唐六典》,唐玄宗主纂,是现存最早的一部会典。它是一本关于惩罚原则与量型标准的法律条文汇编,不仅在附录中汇收大量与正文对应的文书,具有很高的档案价值,而且其中不少是关于文书档案管理的制度,可以视作对文书档案制度的系统整合。

 

[18]“贴黄”又称“押黄”,是唐代首创的公文改错制度。因唐敕书以黄纸,如有所更改,要求以黄纸覆盖,称为“贴黄”。 这一制度历代沿袭。“押署”即“画押”和“判署”。“画押”既指旧时于文字、契约签上字画符号的行为,也指所签字符本身。“押”作为一种符号,签画于文书,表示个人的许诺,后以刻印行其简便。“署”指“签署”、“判署”,指在文件、约定、凭证上签字或批示意见。唐时有“签押、判署制度”,文书制作人及主官需签字画押再交监印官阅后用印,称为“判署”或“判押”,是为文档防伪所立的制度。

 

[19]“中书”是古代行政管理中与文档管理有关的机构和人员,在档案工作史上影响甚久。“记注”则指隋唐时候的时政记和皇帝起居注一类文档材料。

 

[20] “甲历”是对唐代铨选、任用官员过程中形成的人事档案的统称。那时每年铨选官吏,凡参选者出身、籍贯、履历、考绩及拟官、解官、委官等都要记录存档,这些记录文件称为甲、甲历、官甲或甲。保存甲历之专用档案库,则为“甲库”。

 

[21]唐太宗立史馆制度,加强了对史书纂修的控制。为了满证修史资料的需要,此时还制定了《诸司应送史馆事例》,是征集史料的法律性文书。

[22]刘子玄指唐代史学家刘知几,其字子玄。“另立书”指刘知几首倡在史书中辑入档案文

 

献,主张在纪、传、表、志之外另立一“书”部,名“制册章表书”,从而丰富了修史史体。

 

[23]宋王朝长期处于辽、金、西夏和元的威胁之下,故在唐制基础上尤重文档保密工作,有专门条例对文档安全进行控制,如《庆元条法事类》等,对文档的用纸、拟写体式、折叠、押署、封装、编号、收发登记、传递、公开、复制、盗窃、私藏、散失均有严格规定和处罚措施。

“孔目”原指档案目录,后成为官员衔名迄于清。“孔目”意指文案之事,功夫在于细密之间。“孔目”一职唐代州、镇已设,到宋代更为普遍,文档职责也更加明显。“孔目房”是专管文书档案的机构。

 

[24]“千字文”既指《千字文》,又指宋代“以千字文为号”的档案编号方法,即“千文架阁法”。在档案界,“千文架阁法”曾长期被写作“千丈架阁法”。经档案史专家王金玉教授考订,认为这是文献传抄中“文”误为“丈”所致,今多数学者从其说。起于宋代的“架阁”储档法,是我国古代档案保管装具的一次重大变革,目的在于适应大量存贮、检阅和利用方便的需要。“架阁库”则不仅是档案储藏库房,还指与此对称的档案管理机构。

 

[25]“金耀门”指宋代中央档案库——金耀门文书库,专贮盐铁、度支、户部三司有关国家财政经济命脉的户口、赋役等财会档案。

 

[26]“移”、“除”分别指宋代文档鉴定与保管制度中的两种情形。经鉴定要长期留存并移交上级架阁保管(“移”)的或要销毁的(“除”)都要在登记簿上以红笔注销,并注明办理的时间。“严交接”指宋代在文书保管、定期向上移交方面的规制。

 

[27]“照”、“刷”、“磨”、“勘”,指元朝利用对文卷的经常性检查来考察官员表现的监察机制。“明察曰照,寻究曰刷,复核曰磨,检点曰勘”,又简称“照磨”。 这一制度对提高文书处理的速度和质量,改善档案管理,提高办事效率特别是改善吏治发挥了积极作用。

 

[28]“黄册库”是明代专门收贮全国赋役档案的中央档案库,堪称中国古代规模最大的档案库。建于明初,在南京后湖(今玄武湖)中的群岛上。黄册相对于青册而言。明洪武时推行黄册制度,规定各地每10年编造一次赋役册籍,共四套,其中三套用青色封面(称青册),由布政司、府(州)、县各存一套;一套用黄色封面(称黄册)上交中央户部。“鱼鳞图册”是全国丈量土地绘制的图册,也收藏在黄册库。“经”、“纬”分别指鱼鳞图册和黄册。《明史》有“鱼鳞图册为经”“黄册为纬”之说,清楚地表明黄册库对全国民户的控制意图。“禁湖”即“后湖”。其库房管理制度严格,保卫森严。当时“湖曰禁湖,地曰禁地,例必曰禁例,而船必曰禁船……擅越湖则必以重治”。

 

[29]“半印勘”指明代建立的“半印勘合制度”。其目的在于防止乱发文书和擅自移交。

 

[30]“诸司阁”指明代广设架阁之举,为档案专门化管理奠定了更广泛的社会基础。朱元璋曾令“置天下诸司架阁库,以庋案牍”。

 

[31]“皇史宬”是皇家档案库的代表,也是中国现存最古老的档案库。仿古代“石室金匮”形制。

 

[32]“皇史宬”又名“神谕阁”。明、清皇室的圣训、实录、谱牒等即存放于此。

 

[33]“斯坦因”,英国人,是盗走我国历史档案最多的人。“王道士”即道士王圆箓。“高窟”即敦煌莫高窟。斯坦因之所以得逞与王道士的无知和贪利有关。斯坦因以廉价向他购得藏经洞出土敦煌写本、绢画等。1907年,斯坦因通过利诱他运走珍贵档案文献二十九箱,搬运了七夜。其中有大量佛经写本、地方文书。1913年,又从他手上收买六百余卷有价值的写本。王道士因此为后人所不耻。

 

[34]“八千袋”指北洋政府时期发生的“八千麻袋事件”。“式如”即清朝遗老罗振玉,其字“式如”。

 

[35]在整个清代,档案只为政治之工具,三百年不能为学人所一窥。直到1922年以后,因北大蔡元培先生向时任教育部次长的陈垣先生请示整理历史博物馆所存内阁大库档案,档案长期不能为公众所见识的历史才算结束。北大为此专门成立了“清代内阁大库档案整理委员会”(后改为“明清史料整理会”)。 “比次业”指文献整理编纂工作。

 

“蔡”、“陈”、“吴”分别指蔡元培、陈垣和吴晗为代表的多位学者参与档案整理之中。

 

[36]指故宫博物院内文献部(后更名文献馆),今第一历史档案馆。 沈兼士,语言文字学家、明清档案专家。1925年,他受蔡元培先生举荐主持故宫博物院文献馆工作,他以将档案运用于学术为目标,为一史馆确立了很好的学术传统。

 

[37]“爬梳”,指整治繁乱而使之有条理。档案文献的运用对学术研究有权威的支持力,但其价值的发现却要靠埋头沉静的爬梳。从清末到上个世纪60年代,我国出现了一批学界公认的学术大家,如龚自珍、梁启超、蔡元培、陈垣、沈兼士、胡适、李大钊、鲁迅、顾颉刚、刘半农、郭沫若、姚从吾、蒋廷黻、袁同礼、傅斯年、徐中舒、郑天挺、向达、王重民、朱士嘉、傅振伦、吴晗、范文澜、荣孟源、蔡美彪等,他们多在史学方面有突出成就,而共同的经历和特点便是参与过档案整理或编纂工作,在学术研究中运用档案文献。其中辛苦,却为他们获得学术成就的公认奠定了基础。(附于拙著《双元价值观的视野:中国档案事业的传统与现代化》一书之后的《近现代学者与档案资料长编》对这些大家有关档案的言行进行了系统的整理)。西方史学的繁荣也证明了史学离不开档案馆或整理档案的冷板凳过程。被誉为世界近代史学之父的德国人兰克,也是得力于对档案的重视和潜心整理研究,本人已整理出《十九西纪西方史学家与档案资料长编》以证之。)

 

[38]“连锁法”指1933年行政效率运动中的“文书档案连锁法”,属于这一时期“文书档案改革运动”的核心内容,目的在提高政务效率。连锁之法可以归为“三统一”:统一分类、统一编号和统一登记。

 

[39]1933年行政效率运动、文书档案改革和历史档案整理的背景下,我国开始了有目的的档案工作出国考察活动。主要有1934年蒋廷黻对前苏联和西欧主要国家档案馆的考察,1936年傅振伦对英法档案馆的考察,同年王重民对法国档案馆和美国档案馆的考察,1946年朱士嘉在美国国家档案馆的学习以及姚从吾留德期间对德国档案馆的见识。这一过程反映了我国近代社会行政和知识界对档案管理的两种专业意向,前者反映了对档案如何更好地发挥管理功能(工具价值)的追求,后者体现出建立怎样的档案资源结构与实体逻辑才能更好发挥其学术意义(信息价值)的探究。这些考察推动了我国档案学的萌芽和近代档案工作的专业化。

 

“来源”指档案实体整理中的来源原则。上述考察活动有一个极重要的专业收获就是档案实体管理与分类方案的借鉴。他们或在后来的文字中详述海外档案工作流程,或在归来的专业讨论中谈比较心得。特别是对来源原则和事由原则在档案实体整理中的差异进行分析,并最终选择了来源原则。这对我国此后的档案管理有深远影响。

 

此处“掌故”指近代对档案文献整理的风气和成果,如《掌故丛编》等。

 

[40]“处置”指1933年瞿秋白为中共中央起草的《文件处置办法》,这是目前发现的中国共产党最早关于档案工作的指导性文件。

 

“严发读”指针对利用问题规定的《开箱必读》,反映了高度的档案安全意识。

 

[41] “中央库”指“中央文库”。1933年,中共撤离上海,中央文件管理处继续留沪保管中央档案。为区别上海执行局秘书处的文件保管,特改名“中央文库。”

 

“雪中椟”喻长征途中保管文件的箱子。

 

[42]曾三,新中国第一任国家档案局局长、中央档案馆馆长,是新中国档案事业的开拓者和领导人。

 

[43]“冬日暖”指197812月十一届三中全会开启的拨乱反正给国家档案事业带来了希望。“戊午”是1978年农历年号。

 

[44]“丁卯”即1987年,是年《中华人民共和国档案法》颁发。

 

[45]档案管理是管理的重要基础。在我看来主要原因在于:一、档案对于记录的保存可以使组织的管理建立在知识的基础之上;二、档案以系统特征的数据信息及相关性,可以增强管理行为的理性;三、档案积累的文化和精神可以为组织的生产带来附加值。

 

[46]指收齐、管好、用活。这里的“管”,包含了资源的组织和安全保管。丰富的馆藏、多元的资源结构、规范的管理标准、创新的管理思路以及对信息技术的恰当应用,是新时代档案管理的工作重心。

 

[47]“三合一”指档案管理“三合一”制度,该制度要求在档案管理中将归档范围、档案分类和档案保管期限三者进行一体规划。

 

“双轨路”指国家档案局第九个五年计划以来所确立的纸质文件与电子文件长期并存、双轨运行的战略。

 

[48]面对新技术环境下档案工作的专业问题,面对档案文化资源的全世界高度认同,我国档案界在开放的氛围中渐渐将眼光投向国际。1980年国家档案局正式加入国际档案理事会(ICA),成为甲类会员。19969月,第十三届国际档案大会在北京成功举办。

 

[49]“新馆立”既指档案馆机构数量的快速增长,也指80年代以来一大批全国档案馆新馆建筑。

 

[50] 2000年,全国档案工作会议关于在“十五”期间大力推进全国档案信息化建设的战略部署,将档案工作者带入一个以“计算机网络”、“档案信息化标准”、“数字化战略”、“电子文件管理”、“档案信息资源建设与开发”、“档案信息管理系统”、“档案用户”、“档案信息化人才队伍建设”为前沿话语的时代。

 

[51]“十五”计划以来,档案馆注重开发档案馆藏信息,出现一批有价值的档案文献编研成果。中国档案遗产项目则进一步强化了档案信息资源的整合和保护意识。同时,档案事业中的理论和技术问题,开始被国家社会科学基金、国家自然科学基金列为选题。国家档案局则每年下达科研项目指南,引发各地较高的项目研究热情,出现了有价值的理论研究和实用技术成果。

 

[52]档案馆功能实现的最终途经有两条,即加强档案馆向文化事业的转型、强化档案馆的公共服务意识和能力。

 

[53]“吴老”指吴宝康教授(1917-2008),我国著名档案学家、新中国档案学和档案教育奠基人、原中国人民大学档案系主任,被誉为我国档案教育界的泰山北斗。

 

[54]上个世纪八十年代以来,在南至珠江,中越长江,北至黑龙江的全国范围内,档案高等教育蓬勃兴起,为我国档案系统培养了大量专业人才。“静园”代指中国人民大学。

 

[55]近人龚自珍曾以身处档案岗位为“其福甚大”。 他在《拟进上蒙古图志表文》中有这样的话:“臣伏处下士之列,纵观史册之盛,翘首昭代之迹,游心官书之府,仰天章之烂,测地舆之至赜。……有臣于此,遭遇隆代,明聪特达,能通文学,能见官书,能考官书,能见档册,能考档册,能钩稽补缀”,他自感“其福甚大,求之先士,无有伦比者也”。( 本文来源:20081210企业档案与知识管理研究中心网 

 

作者:覃兆刿 湖北大学历史文化学院教授, 企业档案与知识管理研究中心主任

   
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