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试论大数据时代的档案公共服务

【 作者: 石泽彬       发布时间:2014-11-14          来源: 】

大数据时代被麦肯锡提出后,越来越受到重视。人们它描述定义信息爆炸时产生的海量数据,并命名与之相关的技术发展与创新,运用到各种学科和各个行业。档案人关注大数据时代的档案公共服务,就是关注档案的时代生命与价值,某种程度上也是关注个人前途与命运。

1、大数据时代档案公共服务的主要内容

大数据时代的来临,绝不仅仅是个科技问题,而是意味着方方面面发生深刻变化,对档案公共服务的新挑战新要求也将应运而生。“这是一场革命,庞大的数据资源使得各个领域开始量化进程,无论学术界、商界还是政府,所有领域都将开始这种进程”。①有人认为大数据时代的档案公共服务仍然是提供利用服务。有人觉得主要是服务手段的创新。有人则主张是除了向党政机关、国家企业单位及其工作人员以外的单位与个人的服务。众说纷芸,莫衷一是。

大数据时代档案公共服务包括哪些内容?要提供一个较有说服力的答案,应当深入研究计算机技术全面融入社会生活后产生的巨大影响。“不仅使世界充斥着比以往更多的信息,而且其增长速度也在加快。信息总量的变化还导致信息形态的变化——量变引发质变。最先经历了信息爆炸的学科,如天文学和基因学,创造出‘大数据’这个概念。如今这个概念应用到了所有人类致力于发展的领域中据于这种思考,笔者认为大数据时代的档案公共服务应包括以下几个方面。

一是指导服务。就是档案部门及其工作人员对服务对象进行工作或业务指导,主要是业务指导。这种服务覆盖党政机关、国家企事业单位、社会各行各业、广大人民群众,既惠及官方又造福民间,“飞入寻常百姓家”而不囿于“王榭堂前”。档案其他公共服务也都如此,大覆盖、无差别、非歧视。要把指导当成服务的一部分。

二是保管服务。就是档案部门对法人和自然人的档案依法进行保管,既保证档案安全又减少档案产生者的保管负担。保管是大数据的重要环节。保管规模一定程度上决定数据规模。“规模仍然很重要,但是如今重要的是数据的规模,也就是说要掌握大量的数据,而且要有能力轻松地获得更多的数据”。保管服务不是负担,而是夯实档案服务能力建设基础。必须把做大馆藏作为基础工作来抓。

三是提供利用服务。就是档案部门依法向档案查阅者提供档案信息,供其选择利用。“数据价值的关键看似无限的再利用,即它的潜在价值,收集信息固然至关重要,但还远远不够,因为大部分的数据价值在于它的使用,而不是占有本身”。方式主要为网上查阅和来馆查阅,而且前者代表未来方向。

四是文化服务。就是档案部门通过对档案信息编研开发,打造成文化产品,通过展览、讲坛、文艺作品等形式向全社会提供。文化服务档案部门具有独特优势。“随着拥有的数据越来越多,大数据拥有者将大放异彩,因为他们可以将这些数据转化为价值”。文化这张牌打得好不好,事关档案事业的未来。

五是预测服务。预测是大数据的核心功能,通过预测挖掘出大数据的所有价值。如果建立档案大数据而不用于预测,如同重金娶回一位绝色佳人仅仅用于洗衣做饭一样可笑。“相比依赖于小数据和准确性的时代,大数据因为更强调数据的完整性和混杂性,帮助我们进一步接近事实的真相”。档案部门要积极主动利用海量档案数据对相关事物的趋势作出预判,为相关当事人决策和选择提供参考意见。

六是社会服务。主要指档案部门及其工作人员在工作职责以外的公益性服务,包括单位组织开展的扶贫帮困、捐献慈善等活动和个人自行开展的关爱空巢老人留守儿童、义务植树、无偿献血等志愿者活动。其服务对象有特指性,集中在社会弱势群体。

综合上述,笔者认为应广义地理解大数据时代的档案公共服务,有利于提升层次保证效果树立形象。要立足部门基本职能,突出档案特点,吃好信息饭,打好文化牌,干好技术活,在公共服务中开辟档案事业新天地,显示强大软实力。

2、大数据时代档案公共服务的主要特征

大数据时代政府提供的公共服务产品,皆以信息技术为引擎,无偿化、高效率、快节奏、零障碍等特征日益凸显。作为特殊服务领域的档案部门,由于服务资源的独特性和服务产品的差异性,使得各个产品具有不同特征。

1.1指导服务以快速有效为特征。既要“快”,又要“好”。快才及时,好才有效。在大数据时代,档案部门对档案信息以及档案政策法规、业务知识等不再具有垄断性。众需要的相关信息很多能够通过政府信息公开渠道获得。这就意味档案指导服务不能停留在原有水平,必须更高的高度去审视,用更严的标准去衡量,用更先进的技术手段去落实,贯穿其中的一条红线就是党的群众路线,始终把群众利益放在首位。不仅要有求必应,还要摈弃“术语霸权和“办事迷宫”。方式陈旧、效率低下、意见建议不清晰尤其是脱离实际、违背法律规定,都将不被允许。

1.2保管服务以安全可靠为特征。一手抓应收尽收,一手抓管住守好。以应收尽收做大规模,以管守好确保安全。随着信息化的不断深入,档案保管内容正在发生重大变化,除了档案实体外还包括档案信息和档案信息技术,除传统档案外还有大量电子档案。保管技术需要信息化,保管设施设备建设需要现代化规范化,保管和保密能需要与社会需求相适应。同时,保管规模质量有新的要求,档案原始性真实性的鉴别能力必须进一步增强,尽可能防止被编造、被篡改的失真档案进馆上架,保证档案的凭证作用和借鉴价值,从源头上规避提供虚假信息带来的法律风险。

1.3提供利用服务以科学便利为特征。所谓科学就是既保证有效利用,又符合安全原则,不使档案在利用过程中被病毒侵袭或人为删改。所谓便利就是要实现查阅信息化、公开化,尽可能让一般档案信息消费者一“键”在手便可一“网”打尽。提供利用是档案公共服务的首要任务,提供利用能力是档案服务能力的核心能力。要坚持“公开是常态,保密是例外”原则,开门服务,开放信息,开发资源,努力满足人民群众的档案信息需求。传统查阅利用和上网利用相结合,突出开展好上网利用工作,在巩固原有服务阵地的同时下大力气开辟好网络服务阵地。

1.4文化服务以真实厚重为特征。十七届六中全会提出推进社会主义文化大发展大繁荣,建设社会主义文化强国。档案部门不能无所作为甘居人后。“档案是文化的一部分,而且是重要的一部分,相当‘根’和‘核’的那一部分”。要有责无旁贷的使命感、优势独特的自信心以及再创辉煌的精气神。一是为文化建设提供档案,重点是依托信息技术保证查阅利用的及时性和有效性,前提是保证档案信息的准确性和全面性,确保群众满意率100%。二是为文化建设建立档案,真实记录其奋斗历程和丰硕成果,尤其是做好精品力作的收集、保管和利用工作,发挥好存凭留史资政育人的功能。三是立足部门优势开展档案文化建设,通过办展览、搞讲座、出书刊、编剧本等方式开发利用档案,尤其是“发展网络新技术新业,占领网络信息传播制高点”,不断提高档案文化影响力。

1.5预测服务以信息全面丰富准确为特征。信息技术为综合档案馆办成最大信息库提供了可能。从时间跨度上看,它可以上下五千年;从空间区域上看,它可以纵横十万里。席卷百业信息,囊括诸行精华。这种“纵向到底,横向到边”强大信息资源优势,是任何部门和机构不具备的是开展预测服务的源头活水。档案信息的全面性、丰富性、真实性以及准确性,是科学预测的重要保证,决定档案部门必将成为预测服务的热角旺铺。一方面,要依法提供档案信息,为社会各界预测机构开展预测提供服务。另一方面,要主动作为、敢于担当,利用近水楼台开展预测服务,努力打造权威智库。档案馆是人类智慧的集结地。注意大数据开发利用,档案部就会赢得“天子呼来不上船,自称臣是酒中仙”的美好未来。

1.6社会服务以志愿常态为特征。档案部门不是生活在真空里,而是生活在现实中,必须参加社会服务。档案人既是“单位人”又是“社会人”,应当投入公益活动。一要坚持志愿原则,不求回报,量力而行。把淡泊名利、甘于奉献的兰台情怀体现到社会服务中来,积极开展义务植树、无偿献血、关爱留守儿童和空巢老人等活动,展示兰台风采。二要心系社会困难弱势群体。“对各类困难群众,我们格外关注、格外关爱、格外关心,时刻把他们的安危冷暖放在心上,关心他们的疾苦,千方百计帮助他们排忧解难”。三要注重长效机制建设,“深化群众性精神文明创建活动,广泛开展志愿服务,推动学雷锋活动、学习宣传道德模范常态化”, 使社会服务成为档案人的生活方式。事实表明,社会服务出正能量、出影响力。只有工作服务,没有社会服务,这样的服务是残缺的。

3、大数据时代档案公共服务的优势和劣势

认真分析大数据时代背景下档案公共服务的优势和劣势,然后扬长避短、取长补短,这是做好新形势下档案公共服务各项工作的必然选择,也是改进政府提供公共服务方式的必然选择。

1.1档案公共服务的主要优势。第一,理念优势。就是旗帜鲜明地把服务作为事业永恒主题,作为档案工作者安身立命之本。理念优势是核心优势。几乎所有部门和行业都提倡服务,几乎所有的岗位和职务都主张服务,但完全把服务当主题、视为行业最高道德的首推档案部门。由于我们手中掌握的是“冷”权力和“冷”资源,除了服务、服务、再服务以外没有别的选择。服务是生存之道,不服务就没有存在的理由。而相当多的部门讲服务在于保持一种价值取向,是作风建设的需要,甚至只图象征意义,骨子里面还是当官做老爷那一套。第二,经验优势。档案工作的历史就是服务的历史,档案部门为服务而诞生并从诞生的那一天起一刻不停地服务。几十年的服务历程中积累了丰富的服务经验,比如档案保管形成一整套行之有效的行业规范并上升到法制层面。这些年机要、文物、文化馆、图书馆、博物馆安全事故时有发生,而档案部门安然无恙,说明我们保管工作是很有功力的。又如档案提供利用,无论编史、修志、申遗还是查证、咨询、接待、参观都做到了感情零距离、服务零差错、工作零投诉,社会满意度一直很高。在文化建设上,国家档案局精心打造《共和国的脚步》《红旗飘飘——中国共产党历史上的今天》等一系列鸿篇巨制,展示出档案人深厚的文化内涵,也积累了大量知识和技能、树立了榜样。第三,资源优势。这是档案部门最大优势。档案字字是宝,是一种特殊资源。档案馆就是信息库。档案信息规模是海量中的海量。以湖南省湘西自治州为例,目前全州有馆档案150 万卷,其中湘西州档案馆有馆档案62万卷,不仅在全州范围内信息拥有量和多样性无比肩,且雄居湖南同级档案局之首,夺湘、鄂、、黔省边区之魁。如果全面实现数据化,其影响力和控制力是不可估量的。档案馆是信息库的同时又是思想库,为成为参谋部打下重要基础。只要我们肯下苦功夫,把注意力调整到信息技术与档案文化、与科学预测有机结合上来,就完全有可能实现中国梦档案篇,摘掉“三线工作”的帽子。

1.2档案公共服务的主要劣势。第一,观念劣势。这是最致命的劣势。档案部门长期以来相对封闭,思想解放程度相对较低。一方面,旧观念比别人多。笔者在调研中听过一句话:“档案部门靠忠诚吃饭,不靠技术吃饭”。持此论者不在少数。他们把讲政治讲党性同科技强档对立起来了。另一方面,新观念没别人新。当西方人大喊“数据是新的石油”“除了相信上帝之外,我们必须相信数据”“数据将成为一切行业中决定胜负的根本因素,最终数据将成为人类至关重要的自然资源”时,我们仍在卖力地强调“存凭留史”“为国守史”“保存历史”,在重收管轻利用的老路上徘徊,“史”的概念压倒甚至压垮了“数据”概念。第二,技术劣势。这是关键劣势。当天文学、物理学、考古学等等学科纷纷利用信息技术解决问题的时候,档案学仍未实现鸟枪换炮,档案信息化基本上处于起步状态。直到现在,全国档案系统没有统一的行业性技术,各地“八仙过海,各显神通”。软件开发绝大部分实行外包,由于开发公司不同,彼此产品不匹配不兼容的“信息孤岛”问题突出。档案部门保密工作压力成倍增长,尤其是因为没有知识产权而让软件开发商当了半个家。各地大大小小的档案数字化“根据地”难以连成一体,整体作用根本发挥不出来。第三,人才劣势。这是根本劣势。大数据时代的档案公共服务,必须依靠信息技术支撑。信息技术的运用和推广,必须依靠大批信息技术人才担当。信息技术人才奇缺是制约档案公共服务上水平上档次上台阶的重要瓶颈。由于档案部门在公共资源配置上的先天不足,对人才没有吸引力,专业人才望而却步,技术人才避之唯恐不及,队伍建设不不实行低水平循环,基本工作长期停留在收集、保管、提供利用等低端状态。人才劣势由于待遇、编制等原因,短期内看不到改变的希望。以湖南省湘西州档案局为例,2008年以前在职人员中没有一名全日制本科毕业生。现有22名干部职工,受过正规高等教育的仅4人。全州1300多名专兼职档案员中,没有一名学计算机专业的。这种人员状况,何时能消除“档案仓库”和“仓库保管员”的社会印象?

4、积极提供适销对路、物美价廉的档案公共服务产品

“创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达不竭的动力”。提供适销对路、物美价廉的档案公共服务产品,必须勇于创新。

1.1解放思想,大力实施观念创新。先进的服务思想引领先进的服务行动。习近平总书记指出:“解放思想永无止境”,号召全党“勇于冲破思想观念的障碍”。在实践中,我们一要破除大数据时代“离我太远”意识,树立时不我待思想。大数据已渗透全球、融入时代,形成不可抗拒的历史潮流。醒得迟起得慢本已落后太多,若再看得轻做得差势必被严重边缘化。二要破除大数据公共服务“与我无关”意识,树立舍我其谁思想。要深刻认识公共服务是二十一世纪公共行政和政府改革的核心理念,无论任何条件下服务主题不能忘,利用新科技提高服务质量和水平的思想不能丢,始终坚持守土有责、守土尽责。三要破除大数据公共服务产品“功成在我”意识,树立无私忘我思想。打消“等靠要”念头,迎难而上,负重奋进,充分发挥主观能动性。开放心灵,借力引智,整合社会资源汇聚合力。脚踏实地,埋头苦干,甘于做打基础、多栽树、利长远的工作。特别是要打破狭隘“存史档案”观,树立“数据档案”观,以数据意识为指导推动存凭留史资政育人,实现档案业态大转变。

1.2深化改革大力实施制度创新。习近平总书记指出:“改革开放是当代中国发展进步的活力之源,是决定当代中国命运的关键一招”。一是深化档案行政管理体制改革,着力推进减政放权,建立符合大数据时代需要的行政审批制度,增强行政弹性。二是着力建设公开透明、廉洁高效的权力运行机制。深入推进档案部门信息公开、办事公开和服务公开,通过网络问政、网络听证、网络表决等形式提高公共服务透明度,让档案公共服务“做什么事”“花多少钱”“找哪个人”“效果怎么样”完全暴露在阳光之下,接受人民群众监督。三是积极稳妥推进干部人事制度改革。减少行政管理机构,人员向服务岗位倾斜,健全服务工作考核激励机制,让想服务的有事干、能服务的有平台、服得好务的有机会,同时让不会服务的有目标、不想服务的有压力。

1.3主动作为,大力实施科技创新。胡锦涛同志指出:“科技创新是提高社会生产力和综合国力的战略支撑,必须摆在国家发展全局的核心位置”。一要切实加快数字档案馆建设步伐。“要按照‘存量数字化’的思路,大力开展传统载体档案数字化”,“要按照‘增量电子化’的思路,积极进行原生电子文件的归档接收工作”。同时,加强档案数字化信息深加工,推进图片分辨率格式、视频网上快播格式、档案文关键信息提取。二要积极利用现有技术手段开展服务。借助QQ群、微信、推特等网络平台,开展业务指导和情况交流。将已公开的政府信息、现行文件以及已数字化的非涉密档案上传档案网站,以供人民群众利用。有效整合组织、农口、教育等部门网络资源,开展档案信息服务和技术指导。三要结合实际搭建新的服务平台。深入实际、深入群众开展档案公共服务产品市场调查,确保服务产品供求相适。以深入开展党的群众路线教育实践活动为契机,加强档案干部队伍宗旨意识教育和服务思维培养。积极开展“服务型机关”“文明单位”“巾帼文明岗”“青年文明号”等创建活动,进一步激发服务热情。

1.4开动脑筋,大力实施思维创新。要努力培养大数据时代思维。“每天早上起来想一下,这么多数据我能用来干什么,其价值在哪里,能不能找到一个别人以前都没有做过的事情。这是最重要的资产”。尤为重要的是,要把大数据时代思维运用到档案公共服务中去,努力挖掘档案信息的经济价值和社会价值。一是努力思考如何做大做强档案大数据,为档案公共服务打下坚实基础。二是努力思考如何用好用活档案大数据,卓有成地开展好档案公共服务。三是努力思考谁是档案大数据最佳消费者,提高档案公共服务的针对性和实效性。四是努力思考如何在建设和利用档案大数据上独辟蹊径,大胆探索档案公共服务新路子。五是努力思考如何建立利用档案大数据开展档案公共服务的长效机制,促进高质量高水平高效率的档案公共服务制度化和常态化。

   
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