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关于进一步加强声像档案管理工作的通知

【 作者:       发布时间:2016-02-18          来源:州档案局 】

 

     湘西土家族苗族自治州

 

 档           

 

 

 

州档发〔20166 

 

 

       湘西自治州档案局

        关于进一步加强声像档案管理工作的通知

 

各县市档案局、州直各单位档案室:

根据《中华人民共和国档案法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局8号令)、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局9号令)等法律法规,为进一步加强声像档案的科学化、规范化管理,确保声像档案的齐全完整,现将有关事项通知如下:

一、要高度重视声像档案的管理工作

声像档案是机关、社会组织以及个人在社会实践活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、影片、录音、录像、等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录。它是档案的重要组成部分,具有直观、形象、生动、真实的特点,有很高的社会价值和历史价值。加强声像档案管理工作,对于丰富档案资源、服务经济社会发展具有十分重要的作用。全州各级档案部门必须增强声像档案管理工作的紧迫感和责任感,尽职尽责做好照片、音频、视频等档案科学化、规范化管理工作。

二、进一步完善照片档案的管理手段

湖南省档案局开发的“湖南省照片档案管理系统”,具有对照片进行归档、整理、移交、相册打印和开发利用等功能,开始在州直机关单位试用。各单位可到我局科技信息科免费领取一套,力争尽快建成全州统一的集照片档案收、管、用等功能为一体的综合管理平台,更加有效地加强照片档案收集整理和开发利用工作。

三、扎实做好声像档案管理的基础工作

(一)积极主动地加强声像档案采集。一是要积极关注本地区的重要会议、重大事件、重要活动和本单位的主要职能活动,有计划、有目标、有重点地开展现场照片、视频等采集工作,并要通过各种渠道和手段,尽可能地把散存在本地区本部门及个人手中的照片和视频收集起来,努力做到应归尽归。二是运用翻拍、扫描、复制等方式进行照片档案采集。采集的纸质照片要尽可能保证照片、底片齐全。没有底片的照片,要翻拍或者扫描出数码影像,以方便导入湖南省照片档案管理系统数据库和今后利用。

(二)加强声像档案的归档工作。一是各机关单位要结合本单位职能特点,建立覆盖本单位主要职能活动的照片和视频等档案收集归档制度,明确声像档案归档范围、归档部门和责任人员,定期进行督促检查,使声像档案归档工作制度化、规范化、经常化。二是要把声像档案归档工作纳入机关档案工作的考核内容,各单位在每次活动结束时要及时向档案室移交相关照片、视频等资料,使声像档案的归档工作规范有序。

(三)做好声像档案的整理工作。录音、录像、视频档案整理可参照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T 15-1995)、《电影艺术档案著录规则》(DA/T 51-2014)、数字档案室指南中录音和录像档案的著录要求等相关规定进行。照片档案整理按照《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)的相关规定进行。做到照片、音频、视频、反映的人和事真实、可靠,文字说明具体、详实、精准,信息全面完整。照片档案要定期将打印装订成册,上架保管。使用湖南省照片档案管理系统归档管理,保存时要查杀病毒,并及时备份。

(四)积极做好声像档案移交工作。从今年开始,州直机关单位档案室要定期将职能活动中形成的照片(包括纸质照片和数码照片)、音频、视频及电子目录刻录成光盘经整理后移交州档案馆。收集和移交落实工作由州档案局科技信息科、保管利用科共同配合完成。

四、切实加大执纪问责力度

单位公务活动或公职人员职务活动行为所形成的声像档案必须做到应收尽收、应归尽归、应交尽交,严禁不按规定收集归档、据为己有或拒不移交。否则将根据监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》,严肃追究责任。

联系人及联系电话:

 科技信息科  龚惠君  07438715228

保管利用科  周哲群  07438271605

 

 

             湘西州档案局

              2016216

  

 

 


西自治州档案局办公室                      2016216日印发

 

   
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