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关于加强机构改革中档案管理的通知

【 作者:       发布时间:2015-01-26          来源:湘西自治州档案局 】

 

  西       

            文件

   

 

湘西自治州机构编制委员会办公室

 

 州档发〔20155

                                        ★                                                                               

 

 

湘西自治州档案局

湘西州机构编制委员会办公室

关于加强机构改革中档案管理的通知

 

州直有关单位:

 为切实做好本次政府职能转变和机构改革中档案管理工作,确保档案完整与安全,现就有关事项通知如下:

  一、高度重视机构改革中的档案管理工作

 单位的档案是该单位职能活动和历史演变的真实记录,是备以查考的真实凭证和历史依据,是不可再生的宝贵资源,是国家档案资源的重要组成部分。各单位要高度重视,要将档案管理和处置工作纳入机构改革工作的总体部署,妥善作出安排。属于“撤、并、转”的单位,要明确专门机构和人员按照相关规定做好档案的整理与移交工作,严格办理交接手续。任何单位和个人都不得私自带走、留存、涂改、转移、丢失和销毁档案。档案处置不到位,具体负责的机构和人员不能散。新组建的单位要及时明确档案管理机构和人员,建立健全档案管理工作制度,有序开展档案管理工作。要按照“三定”规定和新设立的内设机构,重新编制好本单位文件材料归档范围和保管期限表,并报州档案局审批。

  二、明确机构改革单位档案的归属与流向

 各单位档案的处置要以维护单位历史真实性和完整性为原则,机构变动前形成的全部档案(除在职人员和离退休人员的人事档案以外)为一个整体,不得分散。其归属和流向按以下规定执行:

  (一)撤销或不再保留的机构,其全部档案由原单位直接向州档案馆移交。

  (二)新成立的独立机构,必须按照有关规定做好建档工作。

  (三)被合并的单位,其全部档案由原单位在合并前直接向州档案馆移交。新合并组建单位所形成的档案按新单位名称另立全宗管理。

  (四)原机构已撤销,其职能整体并入其它机构且在其它机构仍加挂原机构牌子或对外继续使用原机构名称的单位,其原来的档案由原单位直接向州档案馆移交。

  (五)机构保留,但职能与业务范围部分发生变动,或隶属关系发生改变的单位,其形成的档案仍由原单位保管,也可以向州档案馆移交。

  (六)原机构的职能分解到两个以上的部门或单位时,其档案不得分散,由承担原来机构主要职能的部门单列全宗管理,也可以向州档案馆移交。

  三、切实做好机构改革中的档案移交工作

  (一)移交内容。这次机构改革中凡属于直接向州档案馆移交档案的单位,其移交的档案是指原机构存续时保管与形成的全部档案资料,包括文书档案、科技档案、专业档案、公务礼品档案、照片和印章等特殊载体档案,载体类型包括纸质载体及其电子版本。资料主要包括各种业务职能活动的资料、出版物及基础数据汇编、大事记等。各单位划定为定期保管的各类档案,不得作销毁处置,均向州档案馆移交。

  (二)整理要求。各单位要按有关标准对须移交的全部档案进行系统整理、编目,编制好移交清册,连同到期档案的电子版本目录一并向州档案馆移交。各类档案的整理规范及检索工具编制的要求如下:

  1.文书档案的整理。2000年以前的档案以卷为单位进行整理。2001年以后的档案按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)以件为单位进行整理。

  2.科技档案的整理。按照《科技档案案卷构成一般要求》(GB/T 11822-2008)执行。

  3.专业档案的整理。不同的专业档案要符合相关专业档案整理规范的要求,如会计档案要符合《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)和《会计档案案卷格式》(DA/39-2008)的要求。

  4.公务礼品档案的整理。要符合《湖南省公务礼品档案管理规范(试行)》(湘档发[2011]16号)的要求。

  5.特殊载体档案的整理。不同的特殊载体档案要符合各自的整理规范要求。如印章档案符合《印章档案整理规则》(DA/T40-2008)的要求,照片档案符合《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)的要求,电子档案符合《电子档案移交与接收办法》(档发[2012]7号)的要求, 实物档案可以参照《湖南省公务礼品档案管理规范(试行)》(湘档发[2011]16号)的要求进行整理。

  6.检索工具的种类和要求。移交档案时,必须移交相应的纸质目录各一式五份、电子目录及全宗介绍。电子目录要求按照州档案馆统一的金通档案管理系统软件生成,且录入项目必须符合各类档案纸质目录格式要求。有条件的单位可完成档案全文数字化,同步移交档案全文数据。各单位须按照《全宗指南编制规范》(DA/T14-94)编写该单位的全宗介绍。

  7.编研资料。移交档案时,同时移交本单位的组织机构沿革、编辑出版的图书、大事记等有关资料。

  (三)移交要求。凡应移交档案的单位,要认真按照《中华人民共和国档案法》等法律法规及本通知的要求,明确分管领导和具体责任人,对本单位档案进行系统规范整理,齐全编制检索工具,编制好移交清册,并及时将全部档案及电子目录数据直接向州档案馆移交。如有不按规定移交或造成档案遗失、损毁的,将根据监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》,严肃追究责任。在机构改革中,若发生档案归属争议等问题,有关单位应及时向州档案局反映,共同协商处理。

联系电话:        保管利用科 8271605

             业务指导科 8560365

档案移交联系人:   周哲群 13574389576

 

 

               湘西自治州档案局    湘西自治州机构编制委员会办公室

                         

                                                   2015年1月19

 

 

 

 

 

西自治州档案局办公室                            2015年1月19 日印发

 

   
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